Kurs Project Management Fundamentals & MS Project

Termin „projekat” u savremenom svetu sve više počinje da se koristi prilikom realizacije različitih poduhvata. Međutim, s obzirom na to da je svaki projekat jedinstven, odnosno da ne postoje dva identična projekta, ovaj pojam se može definisati kao neponovljiv poduhvat koji se sastoji od određenih aktivnosti za čiju realizaciju je potrebno vreme, ali i određeni resursi i troškovi. Na ovom kursu steći ćete korisne veštine i primenljiva znanja koja ćete moći da iskoristite za upravljanje projektima. 

Upravljanje projektima zapravo predstavlja upravljanje svim njegovim elementima pojedinačno, ali i samim projektom kao celinom. Gradivo kursa, između ostalog, obrađivaće pojam i elemente projekta, istraživanje i njegovu postavku, kao i raspoređivanje zadataka, kalendar izvršavanja, dodeljivanje resursa i troškova. Na predavanjima ćete imati priliku da se upoznate sa metodama i alatima za planiranje i upravljanje projektima. Uz to, saznaćete i šta vam je sve potrebno za praćenje i analizu napretka projekta. Takođe ćete savladati veštine za koordinaciju, procenu i kontrolu realizacije projekta, ali i ovladati tehnikama donošenja odluka. 

Naučićete da radite u jednom od najzastupljenijih softverskih alata za upravljanje projektima – MS Projectu. Ovaj program namenjen je planiranju, praćenju i kontroli realizacije manjih i srednjih projekata. Poznavanjem radnog okruženja pomenutog programa bićete u mogućnosti da skladištite i koristite hiljade podataka u vezi sa određenim projektom ili sa više njih.

Opis i cilj kursa Project Management Fundamentals & MS Project

Tokom kursa Project Management Fundamentals & MS Project, koji možete pohađati kao online kurs ili tradicionalno – u učionici, a koji je deo pripadajućih programa, upoznaćete se sa osnovnim terminima koji karakterišu projekat. Tom prilikom steći ćete kompletnu sliku o procesu upravljanja projektima, fazama životnog ciklusa projekta, kao i o organizacionim strukturama koje se primenjuju kako bi se jedan projekat uspešno priveo kraju.

Kurs je osmišljen tako da svim polaznicima omogući sticanje novih, korisnih veština koje se tiču osnovnih metoda i tehnika za upravljanje projektima, sa njihovim osnovnim karakteristikama, načinima upotrebe i svim ostalim prednostima koje one pružaju prilikom planiranja projekta. 

Pored osnovnih tehnika za upravljanje projektima, kao što su CPM, PERT i PDM tehnike mrežnog planiranja, imaćete priliku da se upoznate i sa ostalim metodama poput gantograma, metoda ključnih događaja i Ishikava metoda. Takođe, kurs će obrađivati i Microsoft Project, koji spada među najzastupljenije softverske alate za upravljanje projektima i dolazi u okviru MS Office paketa. 

MS Project namenjen je planiranju, praćenju i kontroli realizacije manjih i srednjih projekata. Kurs je koncipiran tako da ćete bez obzira na prethodno obrazovanje sa lakoćom moći da pratite gradivo i usvajate nova znanja. Radi što jednostavnijeg razumevanja, kurs je podeljen na module, odnosno tematske celine, u okviru kojih ćete postepeno ići ka najkompleksnijem gradivu. Prva tematska celina baviće se osnovama mendžmenta projekta. Nakon toga sledi modul koji će vam predstaviti metode i tehnike upravljanja projektima, a zatim i deo na kome ćete učiti o programu MS Project 2010. 

Glavni cilj ovog kursa je predstavljanje pojma projekta i opisivanje procesa upravljanja projektom. Nakon uspešno završenog kursa razumećete proces planiranja, realizacije i kontrole projekta, kao i kompletne faze životnog ciklusa projekta. 

Kurs će vam predstaviti metode i tehnike za upravljanje projektima i pomoći će vam da razumete i u praksi primenite metode i tehnike koje se koriste prilikom samog planiranja projekta. Uz sve pomenute ciljeve, ovaj kurs fokusiran je i na osposobljavanje polaznika za rad u MS Projectu.

Kurs Project Management Fundamentals & MS Project će vam odgovoriti na pitanja:

1. Šta je projekat, koje su njegove karakteristike i osobine?

Projekat predstavlja privremeni, jedinstveni pokušaj da se proizvede neka vrsta opipljivog ili nematerijalnog rezultata (konkurentna prednost, benefiti itd.) koji ima svoj početak i kraj. Obično podrazumeva niz međusobno povezanih zadataka koji se planiraju i izvršavaju u određenom vremenskom periodu, sa zahtevima i ograničenjima koja se mogu odnositi na vreme, troškove i resurse. Da bi neki poduhvat nazvali projektom, neophodno je da postoji plan izvođenja, organizacija realizacije, da se sprovodi plan i koriguje postojeći ukoliko je potrebno. 

Pored toga što je svaki projekat jedinstven, postoje osobine koje su zajedničke i prepoznatljive za sve tipove projekata. To su:

• cilj
• rokovi
• obim i priroda zadataka
• resursi
• organizaciona struktura
• informacioni i kontrolni sistem.

2. Šta predstavlja skraćenica IPMA?

IPMA, skraćeno do Internacional Project Management Association, predstavlja međunarodnu asocijaciju za upravljanje projektima u preko 60 zemalja. IPMA ima jednu od glavnih uloga u razvoju i promociji profesije projektnog menadžmenta, obezbeđujući standarde i smernice. 

IPMA je dala veoma jednostavnu klasifikaciju projekata:

• investicioni projekti 
• istraživačko-razvojni projekti 
• organizacioni projekti
• informatički projekti.

Klasifikacija projekata podrazumeva da se proces organizovanja karakteristika projekata podeli u kategorije, tako da se oni mogu jasnije analizirati, podeliti i razumeti. Ako uzmemo u obzir trajanje, neophodne resurse, složenost i finansijska sredstva sa stanovišta primene projektnog menadžmenta izdvajamo:

• investicione projekte – odlika ovih projekata jeste to što su usmereni uglavnom na izgradnju;
• biznis projekte – ovi projekti se najčešće odnose na izradu biznis plana preduzeća, izradu strateškog plana razvoja firme, uvođenje sistema kvaliteta i sl.

3. Šta se podrazumeva pod upravljanjem projektima?

Proces planiranja, organizovanja i upravljanje različitim resursima za postizanje određenog cilja naziva se upravljanje projektima. Pod upravljanjem projektima ne mislimo samo na upravljanje ljudskim resursima, već obuhvata i druge složene procese i oblasti znanja, kao što su vremenski i novčani resursi, upravljanje komunikacijom, stejkholderima i sl. Jedan od glavnih izazova svakako jeste uspešno ostvarivanje postavljenih ciljeva. U procesu upravljanja projektima pojavili su se i novi termini, kao što su program projekta i portfolio projekta.

PMI (Project Management Institute) predstavlja vodeću svetsku neprofitnu asocijaciju u oblasti upravljanja projektima. Metodologija upravljanja projektima po PMI standardima je podeljena na devet funkcionalnih oblasti:

• upravljanje integracijom
• upravljanje obimom projekta
• upravljanje troškovima
• upravljanje vremenom
• upravljanje kvalitetom
• upravljanje ljudskim resursima
• upravljanje komunikacijama
• upravljanje ugovaranjem
• upravljanje rizikom.

4. Zašto se koristi mrežno planiranje?

Metode mrežnog planiranja su nastale 50-ih godina 20. veka kako bi doprinele koordinisanju i praćenju projekata. Metode mrežnog planiranja nastale su kao način sprečavanja čestih odstupanja od ciljeva i definisanih rokova i gotovo je nemoguće složeniji projekat realizovati bez metoda poput CPM PERT, PDM, gantograma, metoda ključnih događaja, kao i Ishikava metoda Microsoft Projecta. Ključna prednost metoda mrežnog planiranja je mogućnost razdvajanja analize strukture od analize vremena. 

Prednosti korišćenja tehnika mrežnog planiranja:

• uštede – vremenske i materijalne uštede na projektu,
• povezanost zadataka – u celom projektu uočavaju se pojedinačni zadaci koji se predstavljaju sa svim vezama i zavisnostima,
• kontrola projekta – obezbeđuje se kontrola projekta i kroz to se blagovremeno reaguje pri pojavljivanju određenih problema,
• utvrđivanje kritičnih aktivnosti i kritičnog puta – omogućuje se utvrđivanje kritičnih aktivnosti i kritičnog puta na projektu,
• raspodela kadrova i opreme na najbolji način – neophodni kadrovi i oprema mogu se rasporediti na najbolji način.

5. Koje se tehnike mrežnog planiranja koriste?

Projekat, aktivnost, događaj, mrežni dijagram su osnovni elementi koje je potrebno uzeti u obzir prilikom mrežnog planiranja.

Za određivanje ukupnog trajanja koristi se CPM metoda ključnog puta. Odnosno, procena vremena pojedinačnih aktivnosti može se relativno čvrsto odrediti. 

Kod CPM metode izdvojile su se tri faze analize vremena:

• utvrđivanje najranijeg početka i najranijih završetaka svih aktivnosti,
• utvrđivanje najkasnijeg početka i najkasnijih završetaka svih aktivnosti,
• određivanje vremenskih rezervi – kritičan put projekta.

PERT metoda se primenjuje u slučaju kada vreme pojedinih aktivnosti nije poznato. PERT metoda se najčešće izvodi kod projekata koji se izvode prvi put. PERT metoda omogućava izračunavanje očekivanog vremena trajanja aktivnosti i varijansa.

Pored CPM i PERT metoda, za mrežno planiranje postoje i:

• Metoda ključnih događaja, koja omogućava praćenje odgovarajućeg vremenskog napretka u projektu; 
• Gantov dijagram – gantogram, koji pruža grafički prikaz realizacije određenih zadataka u vremenu; 
• Išikava dijagram, koji pruža identifikaciju i opis učesnika, mogućnost prepoznavanja uzroka problema, a samim tim, pruža i mogućnost sprečavanja nastanka problema i ometanje daljeg toka projekta.

6. Koje su ključne karakteristike Microsoft Office Projecta 2010?

Program Microsoft Office Project 2010 služi za upravljanje projektima, odnosno složenim procesima koji se sastoje iz više faza. Ovaj program vam omogućava lakše i bolje upravljanje projektima, kroz fleksibilno i pojednostavljeno planiranje i upravljanje resursima. Microsoft Office Project 2010 vam nudi mogućnost:

• kreiranja novih projekata brzo i efikasno
• kreiranje novih zadataka i prebacivanje istih na automatski raspored
• kreiranje veze ili linkova između različitih zadataka
• konstantan pregled kompletnog projekta i svih zadataka.

Što se tiče njegovog vizuelnog izgleda, podseća na ostale programe iz softverskog paketa Office. Jedna od veoma značajnih prednosti Microsoft Office Projecta 2010 jeste mogućnost slanja projekta kao priloga (Attachment) uz poruku. Vrši se izborom iz File taba opcije Share.

7. Šta je Gantov dijagram i zašto je bitan?

Gantov dijagram pruža grafički prikaz realizacije određenih zadataka u vremenu. Gantov dijagram omogućava i jednu od najjednostavnijih tehnika mrežnog planiranja. Grafički prikaz ovog dijagrama pruža vremenski plan realizacije projekta, što, samim tim, omogućava i njegovo lakše praćenje, odnosno lakše upravljanje projektom. Gantogram se kreira na sledeći način:

• identifikacija ključnih aktivnosti
• crtanje horizontalnih linija koje odgovaraju početku, trajanju i kraju svake aktivnosti
• označavanje kontrolne tačke na početku, kraju ili delu aktivnosti
• mogu se upisati imena nosilaca realizacije aktivnosti i resursi potrebni za realizaciju.

Pored vremena i aktivnosti, Gantov dijagram – gantogram – pruža mogućnost da se upišu odrednice ko je odgovoran za koju aktivnost.

Plan i program predavanja:

Modul 1 – Osnove menadžmenta projektima

• Pojam i osobine projekta
• Koncept upravljanje projektom
• Životni ciklus projekta
• Organizaciona struktura i tipovi organizacije
• Klasifikacija projekata

Modul 2 – Metode i tehnike upravljanja projektima

• Strukturni dijagrami
• Mrežno planiranje
• Metode mrežnog planiranja CPM, PERT i PDM
• Analiza strukture, vremena i troškova
• Ostale metode i tehnike za upravljanje projektima

Modul 3 – MS Project 2016

• Uvod u Microsoft Project
• Rad sa pregledima i vremenskim linijama
• Kalendari
• Definisanje zadataka u okviru programa MS Project
• Organizovanje zadataka
• Podešavanje radnih resursa
• Podešavanje materijalnih resursa
• Kreiranje gantograma
• Formatiranje i štampanje izveštaja
• Snimanje baznog plana projekta