Microsoft Project Kurs

Upravljanje projektima predstavlja jednu od najdinamičnijih i najperspektivnijih oblasti menadžmenta. Upravo zato savremeni rukovodioci projekta ne mogu da zamisle svoj rad bez upotrebe najsavremenijih računarskih programa iz ove oblasti. 

Jedan od takvih programa je Microsoft Project, koji spada među najzastupljenije softverske alate za upravljanje projektima i dolazi u okviru MS Office paketa. Glavna uloga ovog specijalizovanog programa je skladištenje i korišćenje na hiljade podataka u vezi sa određenim projektom. U osnovi ovog programa nalazi se sistem koji obrađuje unesene podatke. 

Osim toga, pomenuti program dizajniran je tako da pomogne menadžeru projekta u izradi plana, dodeljivanju resursa zadacima, praćenju napretka, upravljanju budžetom i analiziranju radnih opterećenja. Softver Microsoft Project dostupan je u dve verzije – Standard i Professional. Razlika je u tome što verzija namenjena profesionalcima, pored opcija koje sadrži standardna verzija, ima i funkcije kao što su one za timsku kolaboraciju i mogućnost povezivanja sa Microsoft Project Serverom. 

Pohađanjem ovog kursa saznaćete sve što je važno o teoretskim osnovama upravljanja projektima i steći ćete praktična znanja o radu u programu koji će se obrađivati na predavanjima. Praktični primeri sa kojima se budete susretali tokom predavanja omogućiće vam da steknete korisne informacije o tome na koji način se planira projekat, kao i kako najkvalitetnije možete pratiti tok realizacije projekta. Usvojena znanja biće vam od velikog značaja prilikom započinjanja uspešne karijere u oblasti softverskog inženjeringa.

Opis i ciljevi kursa Microsoft Project 2010

Tokom kursa Microsoft Project 2010, koji možete pohađati kao online kurs ili tradicionalno – u učionici, a koji je deo pripadajućih programa, imaćete priliku da se upoznate sa teoretskim osnovama upravljanja projektima. 

Dok budete pohađali ovaj kurs, na predavanjima ćete se detaljno upoznati sa upravljanjem projekata pomoću programskog paketa Microsoft Project, koji predstavlja najpopularnije rešenje u upravljanju projektima. Pomenuti program namenjen je planiranju, praćenju i kontroli realizacije manjih i srednjih projekata. 

Da biste pohađali ovaj kurs, nisu vam potrebna posebna predznanja. Predavanja su osmišljena tako da ćete bez obzira na prethodno obrazovanje sa lakoćom moći da usvajate nove veštine. Vrhunski predavači sa višegodišnjim iskustvom postepeno će vam predstavljati sve važne veštine, počevši od onih osnovnih, pa sve do najkompleksnijih. Zbog lakšeg razumevanja, celokupno gradivo je podeljeno u dve tematske celine, odnosno module, koje čini nekoliko lekcija sortiranih po težini. Na početku kursa u okviru prvog poglavlja bavićete se pokretanjem programa MS Project 2010. Nakon toga slede predavanja čiji će akcenat biti na istraživanju izveštaja, unošenju ključnih zadataka i svim dodatnim informacijama o zadacima. 

Po završetku prvog poglavlja posedovaćete osnovu na koju će vam biti znatno lakše da dalje nadograđujete svoja znanja. Upravo iz tog razloga, druga tematska celina predstaviće vam naprednije veštine ovog kursa. Na početku ćete se baviti podešavanjem ljudskih i materijalnih resursa, a zatim i dodeljivanjem resursa zadacima. Zatim vas očekuju predavanja na kojima ćete dobiti odgovor na pitanje šta je gantogram i kako se kreira, kao i na koji način se formatira tekst u prikazu. U poslednjoj lekciji imaćete priliku da se upoznate sa tehnikama snimanja baznog plana projekta i njegovim značajem za realizaciju kompletnog projekta. 

Cilj kursa je da svaki polaznik stekne praktična znanja o radu u najnovijem programu MS Project. Prolazeći kroz tematske celine kursa, bićete u mogućnosti da na praktičnim primerima dobijete informacije o tome kako da planirate projekat i na koji način se najkvalitetnije može pratiti tok realizacije projekta.

Kurs Microsoft Project 2010 će vam odgovoriti na pitanja:

1. Šta je MS Project projekat?

MS Project, skraćeno od Microsoft Project, predstavlja softverski alat za upravljanje projektima, razvijen od strane jedne od najvećih kompanija ikada Microsoft. Softver je prvobitno kupljen od strane Microsofta od druge kompanije, nakon čega je Microsoft 1985. godine izbacio svoju verziju.

Dizajniran je da bi omogućio menadžeru projekata da efikasno i brzo izrađuje plan projekta,  dodeljuje resurse, jednostavan pristup svim fazama projekta u bilo kom trenutku, lakšem upravljenjem i kontrolisanju budžetai itd. Kroz godine MS Project postaje domninatan softver za jednostavno upravljanje i praćenje projekata, baziran na PC-ju.

MS Project, iako je kreacija Microsofta, nikada nije bio uključen u bilo koji Office paket. Dostupan je trenutno u dve verzije Standard i Professional i obe su dostupne 32-bitnoj i 64-bitnoj verziji. Professional verzija, sadrži sve opcije i karakteristike Standard verzije, plus dodatne funkcije i alatke, kao što je kolaboracija timova međusobno i mogućnost povezivanja sa Microsoft Project Serverom. Format datoteke MS Project-a je .mpp.

2. Šta predstavlja bazni plan projekta?

Adekvatno upravljanje projektom podrazumeva uporednu analizu dostignutih rezultata sa podacima iz osnovnog plana projekta. Nakon što je glavni projekat završen, odnosno glavni plan projekta i  njegovi potplanovi, tada dolazi faza kada vršimo procenu rezultata.

Da bi se adekvatno procenile aktivnosti koje su izvede na projektu, neophodno je da se uporede sa podacima iz osnovnog plana, koji se naziva još i bazni plan projekta. Bazni plan projekta predstavlja skup podataka, koji obuhvataju datum, početka, završetka i trajanja, procenu troškova i procenu rada. Kada pravite bazni plan, MS Project “snima” trenutne verdnosti projekta kako bi ih kasnije poredio. Te vrednosti se smeštaju u plan projekta.

3. Kakvu ulogu imaju zadaci u projektima?

U projektima, zadatak može predstavljati jednu ili više aktivnosti koje trebaju biti izvršene i u određenom vremenskom periodu, jer zadataka, kao jedan od osnovnih delova projekta, sadrži uslove koji su neophodni kako bi projekat priveo kraju. Upravo iz ovog razloga zadaci definišu rad na projektu kroz redosled aktivnosti, njihovih resursa i vremena trajanja. 

U MS Project-u, prilikom unošenja zadataka, automatski mu se dodeljuje ID (identifikacioni broj). Svaki broj je jedinstven i ne označava redosled po kojem se zadaci nužno moraju obaviti u okviru projekta, već za cilj imaju samo da omoguće diferenciranje pojedinih zadataka i lakše upravljanje njima. 

Takođe, prilikom unošenja zadataka, jedna od najbitnijih vrednosti koja se unosi uz zadatak je njegovo trajanje, koje zavisi od obima i vrste projekta. MS Project 2010 koristi sate i minute za obeležavanje trajanja aktivnosti, ali ukoliko je neophodno, takođe se može definisati kroz dane, nedelje i mesece.

4. Kako možemo organizovati zadatke u MS Project-u?

Prilikom planiranja i realizacije projekata, veoma korisna mogućnost je grupisanje usko povezanih zadataka koji predstavljaju veoma btian deo rada na projektu kroz faze. Kontrolisanje realizacije nekih faza, bilo da se radi o uopštenom ili detaljnom prikazu, može nam mnogo olakšati praćenje određenogp projekta. 

Grupisanje povezanih zadataka je važan deo rada na projektu kroz faze. Razlika zbirnog zadatka u odnosu na sve druge jeste u tome što ne postoji mogućnost podešavanja bilo koje vrednosti. Trajanje zbirnog zadatka predstavlja vremenski period od početnog datuma do najkasnijeg vremena završetka nekog od podzadataka koji ga čine. Kada je u pitanju realizacija određenog projekta, potrebno je da zadaci budu u jasno definisanom redosledu.

5. Koje vrste napomena postoje u MS Project-u?

U projektima možete često naići na zadatke čije ime nije najjasnije, gde onda osobe koje nisu učestovale u njegovom kreiranju ne mogu na osnovu imena odrediti suštinu tog zadatka. U tom slučaju možete dodavati tkzv. napomene.  Ime i dalje može ostati kratko i lako pamtljivo, dok će u napomeni biti detaljan opis. Napomene možete više puta pregledati, unositi i menjati. 

U Projectu postoje tri osnovne vrste napomena:

• napomene o zadacima,
• napomene o resursima i
• napomene o dodeljivanju.

Napomene u MS Project-u podržavaju veliki izbor opcija za formatiranje teksta. U napomenama se mogu naći različiti formati dokumeneta, kao što je npr. slika.

6. Šta su resursi i koje vrste resursa možemo koristiti u MS Project-u?

Resursi mogu biti bilo šta što se koristi za kompletiranje projekta, uključujući vreme, zaposlene, materijale, opremu itd. Kada dodeljujemo zadacima resurse onda možemo pratiti napredak rada određenog resursa na realizaciji zadatka. Prilikom unošenja cena resursa, MS Project računa automatski upotrebu resursa. Ukoliko sami odmah ne definišemo, MS Project će dodeliti zadatku 100 odsto jedinica resursa.

Takođe, zadacima možemo dodeljivati dodatne resurse, kako bi se pratio njihov uticaj na ukupno trajanje projekta. Microsoft Project po unapred definisanim vrednostima koristi metod planiranja koji se zove planiranje vođeno usiljenim angažovanjem, što podrazumeva da početna radna vrednost zadatka ili količina uloženog napora ostaje nepromenjena bez obzira na količinu resursa koji se dodeli zarad njegove realizacije.

7. Šta je Gantov dijagram?

MS Project, kao i mnogi drugi alati za urpavljanje projektima korsite Gantov dijagram kao uobičajni prikaz. Gantov dijagram se koristi kod upravljanja projektima i predstavlja jednog od najpopularnijih i najkorisnijih načina prikazivanja aktivnosti, zadataka ili događaja. Pored toga Gantov dijagram Vam omogućava da upišete ko je odgovoran za koju aktivnost. Prikaz Gantovog dijagrama u okviru Projecta se sastoji iz dva dela:

• tabele koja se nalazi na levoj strani i
• linijskog dijagrama koji zauzima desnu stranu ekrana. Linijski dijagram na vrhu sadrži vremensku skalu (Timescale) koja označava jedinice vremena.

Linijski dijagram se sastoji od prave (brojne) na kojoj su označene vrednosti. 

Najbitniji deo gantograma jesu linije koje se mogu formatirati na više različitih načina.

Plan i program predavanja:

1. Teorijske osnove i početak rada 

• Upoznavanje polaznika sa koracima za pokretanje programa MS Project 2010 do izbora prikaza Network dijagrama  
• Kako izgledaju osnovne funkcionalnosti u vezi sa Istraživanjem izveštaja 
• Predstavljanje procesa unošenja zadataka u plan izrade projekta po koracima 
• Unošenje ključnih zadataka koji utiču na realizaciju projekta
• Unošenje dodatnih informacija o kreiranim zadacima 

2. Rad sa resursima, gantogrami, izveštavanje i praćenje realizacije projekta 

• Unošenje ljudskih resursa, vrste i načini njihovog podešavanja u programu Project 2010
• Upoznavanje polaznika sa podešavanjem materijalnih resursa, načinima njihovog unošenja i funkcionalnostima ove aktivnosti 
• Dodeljivanje resursa zadacima 
• Kreiranje gantograma 
• Formatiranje teksta u prikazu 
• Snimanje baznog plana projekta